Nội dung chính
Vai trò của các sự kiện đối với thương hiệu, nhãn hàng
Tổ chức sự kiện (events organization) là một trong những hoạt động quan trọng và phổ biến trong các kế hoạch marketing của hầu hết các công ty, các nhãn hàng lớn. Các đơn vị này thường có một ngân sách cho các sự kiện hàng năm, từ nhỏ đến lớn thậm chí rất lớn để phục vụ cho các mục tiêu trong kế hoạch, chiến lược tiếp thị, thương hiệu đã được đề ra từ trước.
Các loại hình sự kiện cũng đa dạng, từ hoạt động ra mắt sản phẩm, tri ân khách hàng, đối tác đến các buổi tiệc cuối năm, gala dinner, tổ chức lễ kỷ niệm 5 năm, 10 năm, 20 năm thành lập công ty… cho đến các hoạt động mang tính chất hướng đến cộng đồng, xã hội như Đại nhạc hội, Fesival âm nhạc…
Sân khấu sự kiện lộng lẫy với ánh đèn LED trong bản phối 3D
Đối với các công ty hoặc cơ quan Nhà nước tại Việt Nam, các loại hình sự kiện còn có các Đại hội Đảng bộ, Đại hội Công đoàn. Trong nội bộ các công ty, Đại hội đồng cổ đông cũng có thể coi là một hoạt động sự kiện.
Các sự kiện khi được diễn ra sẽ là một hoạt động kết nối nhiều đối tượng từ các khách hàng tiềm năng, đối tác quan trọng hoặc đơn giản là hướng đến cộng đồng, giúp cộng đồng nào đó xác nhận rõ ràng hơn về sự hiện diện của thương hiệu.
Nói chung, trong tiếp thị hiện đại, tổ chức sự kiện trong nội bộ hoặc tổ chức sự kiện có sự tham gia của nhiều đối tượng quan trọng với thương hiệu đã và đang là một trong những hoạt động cần được lập kế hoạch hàng năm. Các sự kiện nếu được tổ chức tốt sẽ giúp cho công ty khẳng định được vị thế, được thương hiệu của mình trong con mắt của các khách hàng, đối tác tiềm năng.
Thiết kế sân khấu là một phần quan trọng trong tổ chức sự kiện
Tất nhiên, các sự kiện lớn cần đến ngân sách và sự chuẩn bị lớn. Các công ty nhỏ rất khó có thể tổ chức các sự kiện hoành tráng một cách thường niên vì chi phí cho việc này tương đối nhiều, bao gồm cả việc thiết kế sự kiện và các hoạt động thi công, trang trí cho sự kiện để nó diễn ra một cách hoàn hảo. Đó là chưa kể đến những yếu tố khác như đội ngũ, nhân sự, MC, âm thanh, ánh sáng, giấy phép…
Xem thêm: Thi công backdrop sự kiện
Tổ chức một sự kiện cần một kế hoạch
Kế hoạch là điều quan trọng nhất đối với một sự kiện. Để làm một sự kiện bạn sẽ tốn không hề ít tiền, và bạn cần phối hợp với các cộng sự của mình cũng như với các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để có thể lập nên một kế hoạch hoàn hảo nhất cho các sự kiện trong tương lai.
Thiết kế 3D cho sự kiện là một phần của kế hoạch
Tổ chức một sự kiện bao gồm rất, rất nhiều các khâu, các quy trình, công việc khác nhau, và nó cần rất nhiều các đội ngũ phải phối hợp một cách hoàn hảo. Cho đến cuối cùng, khi một sự kiện kết thúc thành công tốt đẹp, những gì mà bạn nhìn lại sẽ khiến bạn cảm thấy tự hào. Đó nên là một mục tiêu của bạn.
Do đó, chúng tôi có thể nói rằng, sau nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, điều quan trọng nhất với một sự kiện thành công chính là kế hoạch. Chúng ta cần giành thời gian cho nó nhiều hơn bất kỳ khâu nào.
Một công ty, dù lớn dù nhỏ trong quá trình hình thành và phát triển về sau này chắc chắn sẽ có lúc phải tổ chức một sự kiện nào đó, ở một quy mô nào đó. Đó dường như là điều tất yếu trên con đường tiếp thị và xây dựng một hình ảnh, một thương hiệu mạnh. Do đó, việc tìm hiểu về tổ chức sự kiện ngay từ lúc này là một việc bạn nên làm.
Những cốt lõi của một sự kiện thành công
Kế hoạch cho sự kiện được thiết lập một cách chu toàn.
Bạn cần dự liệu được những gì sẽ diễn ra và đặt ra thật nhiều kịch bản cho những điều có thể nằm ngoài dự tính. Xuyên suốt một sự kiện, bạn luôn phải truyền tải một mục tiêu nào đó đến một ai đó, và các kịch bản có thể luôn giúp cho bạn đi đúng hướng. Các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp kiểu như Đức Kiên AD sẽ giúp bạn rất nhiều trong khâu lên ý tưởng, kịch bản và xây dựng một kế hoạch hoàn hảo, cả về các mục tiêu và tiến độ cho sự kiện.
Ý tưởng, kịch bản độc đáo
Chắc chắn bạn không nên để những đồng tiền của mình lãng phí, hoặc không phát huy hết giá trị của nó. Một sự kiện tuyệt vời có thể làm nhiều người phải “wow” chỉ đơn giản bằng việc có những ý tưởng độc đáo về thiết kế và một kịch bản sáng tạo, có thể dẫn dắt người dự sự kiện trực tiếp hoặc gián tiếp, tới những bất ngờ.
Bản vẽ hoàn hảo, chi tiết, sáng tạo
Bạn cần hiện thực hóa ý tưởng của mình bằng một bản vẽ thiết kế sự kiện dạng 3D hoặc 4D chất lượng cao và thật chuyên nghiệp. Những điều này có thể giúp bạn cũng như tất cả mọi người hình dung và nhìn thấy trực tiếp những gì chưa hoàn hảo để có thể có những điều chỉnh hợp lý và kịp thời, trước khi một sự kiện chính thức diễn ra. Bản vẽ 3D thường là một bản vẽ dựng sân khấu và những bối cảnh xung quanh sân khấu, đặc biệt là vấn đề ánh sáng, hiệu ứng cho sự kiện.
Đội ngũ thi công sự kiện chuyên nghiệp, đúng tiến độ
Tiến độ là điều tối quan trọng đối với bất kỳ sự kiện nào, và để đảm bảo đúng tiến độ, các sự kiện cần đến một đội ngũ thi công chuyên nghiệp, từ sân khấu, hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, ghế đại biểu, hoa và các yếu tố trang trí tổng thể theo bản vẽ thiết kế. Để đạt tiến độ, nhiều sự kiện đòi hỏi các đội thi công phải làm tăng ca với số lượng công nhân gấp nhiều lần. Bất kỳ sự chậm trễ nào cũng có thể khiến cho sự kiện gặp trục trặc. Và đó là điều cấm kỵ tuyệt đối.
